La Factur-X est une norme européenne qui combine à la fois des éléments de facture au format PDF et un fichier de données XML structuré. Cette approche hybride permet de répondre à la fois aux besoins des utilisateurs humains (PDF) et des systèmes informatiques (XML). La Factur-X facilite le traitement automatisé des factures, tout en permettant une lecture et une interprétation visuelle.

La norme Factur-X a été conçue pour permettre plusieurs niveaux de complexité, afin de s'adapter aux différents besoins des entreprises et des administrations. On distingue principalement cinq profils de factures X, chacun offrant un degré de détail différent. Chaque profil permet une adaptation selon la nature des transactions et le niveau d'information requis.

1. Factur-X Minimum

Le profil Minimum est le plus simple. Il contient les informations minimales requises pour établir une facture. Ce type de facture est particulièrement adapté pour les petites entreprises ou les transactions où un niveau de détail élevé n'est pas nécessaire. Les informations incluent :

• Les coordonnées des parties (émetteur et destinataire).
• La date de la facture.
• Le montant total de la facture.

Aucun détail sur les articles ou services facturés n'est inclus dans ce type de facture.

2. Factur-X Basic WL (Without Lines)

Le profil Basic WL est une version légèrement plus avancée que le Minimum, mais toujours sans lignes d’articles. Ce type de facture contient les mêmes informations de base que le profil Minimum, mais inclut des informations supplémentaires comme des conditions de paiement ou des informations fiscales. Toutefois, il ne détaille pas les produits ou services spécifiques dans la facture.

3. Factur-X Basic

Le profil Basic ajoute un niveau de détail supplémentaire avec des lignes d'articles. Il est conçu pour les entreprises qui ont besoin de détailler les biens ou services vendus, mais sans entrer dans des spécifications trop complexes. Ce type de facture inclut :

• La description des produits ou services.
• La quantité.
• Le prix unitaire.
• Le total par ligne.

Bien que cette facture contienne des détails sur les articles, elle reste limitée dans son niveau de granularité.

4. Factur-X EN 16931

Le profil EN 16931 se conforme à la norme européenne sur la facturation électronique (EN 16931). Cette norme est obligatoire dans de nombreux pays européens pour les transactions entre entreprises et administrations publiques. Ce type de facture inclut :

• Des informations détaillées sur les articles.
• Des données fiscales (taux de TVA, montants).
• Les conditions de paiement.
• Les spécifications sur les remises ou les majorations.

Le profil EN 16931 est souvent utilisé dans les transactions qui exigent une conformité stricte avec les réglementations fiscales et commerciales européennes. Il permet un traitement automatisé et complet des données de la facture par les systèmes de gestion.

5. Factur-X Extended

Le profil Extended est le plus complet et détaillé de tous les types de Factur-X. Il comprend toutes les informations nécessaires à une transaction complexe, incluant des spécifications précises sur les articles et des conditions de transaction élaborées. Ce profil est adapté aux grandes entreprises ou aux transactions à forte complexité qui exigent un traitement précis et rigoureux des données.

Ce type de facture inclut :

• Des informations détaillées sur chaque ligne d'article.
• Les données fiscales, telles que les taux de TVA et les conditions spécifiques.
• Des spécifications logistiques.
• Des informations supplémentaires comme des codes de livraison ou des références contractuelles.

L'Importance de la Factur-X pour les Entreprises

La factur-X apporte de nombreux avantages aux entreprises :

• Automatisation : Le fichier XML permet une lecture automatique par les logiciels comptables, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant le traitement.
• Conformité légale : La norme Factur-X, en particulier dans sa version EN 16931, est conforme aux exigences légales européennes.
• Réduction des coûts : En facilitant l'intégration dans les systèmes de gestion d'entreprise, elle permet une réduction des coûts administratifs liés à la facturation.

Conclusion

La Factur-X est une norme polyvalente et flexible qui s’adapte aux besoins variés des entreprises. Que vous soyez une petite entreprise traitant des transactions simples ou une grande organisation gérant des opérations complexes, un type de Factur-X peut répondre à vos besoins. Grâce à son approche hybride, combinant PDF et XML, elle permet d’optimiser le traitement des factures tout en assurant une conformité avec les normes européennes.